La adecuada Gestión de Proyectos requiere la incorporación de técnicas que permitan implantar modelos de desarrollo para planear, evaluar y mejorar el desempeño de los equipos y en consecuencia de sus resultados.
Estas técnicas se enfocan principalmente en aspectos relacionados con la planeación y ejecución del proyecto, pero su mayor énfasis tiene que ver con el tratamiento y gestión de los riesgos, los procesos de estimación, las técnicas de dirección, el lenguaje del proyecto, las técnicas de valor ganado y de tratamiento y manejo de la ruta crítica. Bajo este enfoque general la organización debe comenzar por determinar un modelo de conocimiento y compendio de buenas prácticas que le sirva como plataforma de soporte de su modelo metodológico y a la vez seleccionar un método que le permita determinar su evolución como organización gestora de proyectos.
El Project Management Institute PMI, proporciona esa base de conocimiento a partir de la cual la organización puede estructurar su modelo metodológico para la gestión de sus proyectos. En cuanto a la medición de los distintos estadios de madurez, la organización puede tomar el modelo Organizational Project Management Maturity Model OPM3 como herramienta de evaluación.
La madurez es un proceso que requiere de técnicas y al igual que la planeación es iterativo y dinámico y sus variaciones pueden alcanzar rangos positivos y negativos.
En cuanto a la descripción de estas técnicas se relacionan inicialmente las de planeación. En la planeación, la organización debe crear sus modelos tomando como patrón los mejores desarrollos de su entorno o nicho específico, estableciendo unas métricas de partida que una vez establecidas deben incorporar a su proceso de mejora continua datos y desarrollos de su medio específico.
Otra técnica relacionada con la planeación tiene que ver con la retroalimentación de las métricas de los proyectos hacia los modelos de planeación, creando de esta manera modelos de conocimiento con sólidas bases reales.
En cuanto la identificación de fallas o deficiencias en los modelos de planeación, la organización debe identificarlas y establecer rutas y parámetros que le permitan mejorar, esta mejora debe tener dos fuentes principales a saber: la industria a la que se pertenece y la gestión del día a día, fuente inagotable de conocimiento y transformación.
En materia de riesgos, una clara muestra de madurez tiene que ver con el establecimiento de métodos de evaluación de riesgos, que permita al equipo del proyecto asumir riesgos previamente identificados, analizados y valorados. De la misma manera el Patrocinador debe ser el responsable consiente de los riesgos evaluados y asumidos por el equipo.
En cuanto a los procesos de estimación asociados con el proyecto, la organización debe dentro de su escala de desarrollo construir o adquirir dichas herramientas y los miembros del proyecto deben conocer y apropiar su uso. Igualmente dentro de este ciclo el camino de la madurez debe encaminarse por la construcción de herramientas unificadas a través de toda la organización y estar disponibles para su uso generalizado.
Las técnicas de gestión deben seleccionarse y adaptarse a las necesidades de la organización y sus proyectos y consecuentemente deben estar disponibles y deben usarse para satisfacer las necesidades de los proyectos.
El lenguaje común es parte fundamental e invaluable técnica para la gestión del proyecto y la organización en su proceso de madurez debe identificar esta necesidad y con el fin de satisfacerla debe desarrollar un plan que permita unificar el lenguaje e implantarlo para todos sus proyectos.
En cuanto a la medición de dos de las principales variables del proyecto como lo son el tiempo y el costo, la organización debe adoptar un método que le permita medir bajo el mismo criterio en todos sus proyectos estas dos variables.
Otro aspecto fundamental en pos de la madurez del modelo organizacional de gestión de los proyectos dentro de la organización, se refiere al desarrollo de técnicas de análisis de la ruta crítica y de la disponibilidad de sus recursos. Estas variaciones deben ser documentadas y la disponibilidad de recursos confirmada para todos los proyectos.
En conclusión, el grado de madurez de la organización está directamente relacionado con el uso de unas determinadas técnicas y el resultado que su implantación arroja como producto tangible. Debe evaluarse en primera instancia la integración con el entorno de su modelo de planeación, su capacidad para evaluar y cuantificar riesgos, sus procesos y herramientas de estimación, sus técnicas de gestión, la consistencia de su lenguaje de proyectos y la medición y registro de los eventos relacionados con el costo y el tiempo y el control y abastecimiento de la ruta crítica.
MARIO SANCHEZ CARREÑOEstudiante de Maestria en Gestión de Proyectos
Universidad EAN – Bogota
Catedra dirigida por Ing. Mauricio Ospina Fonseca, PMP, OPM3
Colombia, Venezuela, Brasil, Panamá, Costa Rica, México, Perú, Ecuador, Chile, Argentina, Uruguay, España.
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