El presente artículo aborda tres grandes factores de éxito de los proyectos: personas, procesos y organización y cómo el estándar OPM3 ayuda a conocer el grado de implementación de los habilitadores organizacionales para la gestión organizacional de proyectos.
La mayoría de los proyectos tienen un objetivo bien definido en término de alcance, tiempo, costo y especificaciones y es común que se juzgue el éxito de un proyecto si éste logró los objetivos establecidos, la satisfacción del cliente y del resto de los stakeholders.
Sin embargo es bueno diferenciar el éxito del proyecto y el éxito de la gestión del proyecto. El éxito del proyecto tiene asociado un grado de incertidumbre, algunos proyectos pueden fracasar aun cuando terminen a tiempo, dentro del presupuesto y especificaciones prefijadas. Otros proyectos terminan con retrasos significativos respecto de su plazo de entrega y superando el presupuesto original y su producto o servicio logrado es un éxito por que reporta beneficios al cliente del proyecto, rentabilidad para la organización y mejora la competitividad del negocio en el largo plazo.
Hay muchos estudios que aclaran las causas de fracaso de un proyecto y se hacen listas extensas que si se agruparan estarían en tres grandes grupos:
· Causas de fracaso debidas a las personas involucradas en los proyectos.
· Causas de fracasos debidas a los procesos de la gestión de proyectos
· Causas de fracaso debidas a la organización.
El éxito de un proyecto está asociado a las competencias del gerente de proyecto y de los miembros del equipo. El PMI desarrolló un modelo de competencias para el gerente de proyectos (PMCD Framework)[1] desglosado en tres dimensiones: Conocimiento de Gerencia de Proyectos, referido a los conceptos, las técnicas y herramientas de los 42 procesos de la gerencia de proyectos de PMBOK®, además de la certificación como PMP® que otorga el PMI; Desempeño en Gerencia de Proyectos, es lo que los gerentes de proyectos son capaces de demostrar aplicando su conocimiento; y Competencias Personales referidas a las características personales y actitudes del gerente de proyecto. Las tres dimensiones se descomponen en “elementos”, abiertos estos en “criterios de desempeño” los cuales especifican acciones que demuestran el desempeño competente de cada elemento. También para cada competencia, el PMCD Framework, enuncian “típos de evidencia”. El marco PMCD Framework deben ser usadas como fundamento para una gestión de recursos humanos por competencias.
El éxito de un proyecto está asociado a que la organización reconozca que los procesos de la gestión de proyectos deben ser definidos y desarrollados y que estos pueden repetirse en otros proyectos. En el capítulo 3°del PMBOK® el PMI establece que buenas prácticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha demostrado que la aplicación de los procesos de la gerencia de proyectos aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.[2] El OPM3® del PMI da el marco que define el conocimiento, evaluación y mejora de procesos basados en mejores prácticas y capacidades para ayudar a las organizaciones a medir y madurar sus proyectos, programas y portafolios.
Para el éxito de los proyectos, estos deben de estar relacionados con el plan estratégico de la organización. La estrategia de la organización se pone en práctica a través de proyectos. Es decir, cada proyecto debe tener un enlace claro con la estrategia de la organización. Además la organización debe de proveer otros Habilitadores Organizacionales, que son mejores prácticas, y que generan el ambiente propicio para que los procesos específicos de gestión organizacional de proyectos se desarrollen y sean sostenibles en el tiempo al interior de la organización[3]. En OPM3® del PMI y concretamente en el Apéndice D - Preguntas de Autoevaluación plantea 22 preguntas para respuesta Si/No, que brindan la oportunidad de conocer el grado de desarrollo de la gestión sistemática de proyectos, programas y portafolios en alineación con las estrategias de la organización.
Estas 22 preguntas para conocer el grado de implementación de los Habilitadores Organizacionales para la Gestión Organizacional de Proyectos, son:
¿Su organización tiene una Visión y Política de Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización Concientiza a los Interesados en la Visión y Política de Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización tiene un proceso para el alineamiento de la Gestión Organizacional de Proyectos a Visión, Metas y Objetivos de la Organización?
¿Su organización tiene un proceso para soportar la asignación de recursos para los esfuerzos de la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización tiene un sistema de gestión localizado para soportar la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización provee patrocinio para las iniciativas de la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización provee una estructura organizacional para soportar los esfuerzos de la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización tiene una estructura localizada para soportar la gestión de competencias para el entorno de la Gestión Organizacional de Proyectos y el Ciclo de Vida de Proyectos?
¿Su organización tiene una estructura localizada para soportar la gestión de competencias para las habilidades blandas en el entorno de la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización tiene una fuerza de trabajo con el correcto nivel de competencia para soportar la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización tiene un plan de carrera localizada para soportar los roles requeridos por el entorno de la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización tiene un proceso formal para la evaluación de competencias y desempeño de la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización provee entrenamiento en Gestión de Proyectos para los roles de la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización da soporte organizacional a las comunidades de práctica en Gestión de Proyectos?
¿Su organización soporta las prácticas de Gestión de Proyectos al nivel del proyecto?
¿Su organización soporta las prácticas de Gestión de Proyectos al nivel del programa?
¿Su organización posee una metodología de Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización usa las técnicas de Gestión Organizacional de Proyectos para los emprendimientos de las Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización usa las métricas de Gestión de Proyectos para los emprendimientos de las Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización aplica criterios de éxito de proyecto cuando evalúa los emprendimientos de la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización usa referenciamiento para los emprendimientos de la Gestión Organizacional de Proyectos?
¿Su organización usa un Sistema de Información de Gestión de Proyectos para los emprendimientos de la Gestión Organizacional de Proyectos?
Cómo puede concluirse de lo anterior, el éxito de un proyecto o programa no está únicamente asociado con el nivel de competencia de quien gerencia el proyecto, sino que el gerente del proyecto, en colaboración con su equipo del proyecto determinarán cuáles de los 42 procesos de la gerencia de proyectos, según PMI, abordarán cuidadosa y rigurosamente para cada proceso. Y por último el éxito del proyecto depende también de los Habilitadores Organizacionales, tales como la política y visión de la gestión organizacional de proyectos, patrocinio, criterios de éxito de los proyectos, gestión por competencias, entrenamiento en gestión de proyectos, métricas de gestión de proyectos, referenciamiento, metodologías, técnicas y prácticas de Gestión Organizacional de Proyectos.
El utilizar el modelo OPM3® del PMI, asegura que los proyectos tengan éxito previsible, fiable y coherente, se identifiquen las mejores prácticas, capacidades y la organización pueda llevar a cabo un análisis de carencias con relación a un estándar para llevar a cabo mejoras en sus procesos de gestión organizacional de proyectos.
[1] [1]PMI Global STANDARD. Project Manager Competency Development Framework – Second Edition 2007
SIGIFREDO ARCE LABRADA
Estudiante de Maestría en Gestión de Proyectos
Universidad EAN – Bogotá
Cátedra dirigida por Ing. Mauricio Ospina Fonseca, PMP, OPM3
Colombia, Venezuela, Brasil, Panamá, Costa Rica, México, Perú, Ecuador, Chile, Argentina, Uruguay, España.
No hay comentarios:
Publicar un comentario