PROGRAM COMMUNICATION MANAGEMENT

En el caso de “Proyecto de Reparación de Columna Benfield” podemos ver como se aplican los criterios de gerencia de proyectos sin la formalidad inicial definida, pero con la naturaleza clara y los controles funcionales necesarios para mitigar una posible no conformidad en la ejecución de los procesos.

Comparando el caso con lo definido por el Project Management Institute. The Standard for Project Management se puede identificar cuales fueron los criterios de éxito. Para este ejercicio académico me centrare en el manejo de las comunicaciones del proyecto.

Plan de Comunicaciones

El proceso del Plan de Comunicaciones determina las necesidades de información y la comunicación de los actores del programa, para este caso la velocidad en la que se toman las decisiones y se comunican fue uno de los criterios de logro.

Para poder manejar comunicaciones de esta manera tan agil, se debe contar con mucho conocimiento del proyecto y de sus partes interesadas como de su equipo de trabajo, ya que si se hubieran presentado fallas en la interpretación, análisis o entendimiento de instrucciones de forma acelerada, el riesgo de fracaso es evidente.

El Project Management Institute, Inc. (PMI) define que se debe planificar con antelación y generar planes para las comunicaciones donde se deben identificar las partes interesadas, las necesidades de comunicación y los niveles de las mismas validando la estructura misma del proyecto y su alcance, pero en este caso de haberlo hecho a nivel detallado y documentado, se vería afectado el tiempo de logro del proyecto, aunque no quiere decir que no se tuvo en cuenta estos requerimientos, lo que sucedió es que inicialmente no se estructuro de esa manera sino gracias a la experticia del equipo del proyecto esta información era conocida y controlada adecuadamente, aunque se fallo inicialmente ya que se dejaron personas por fuera de la lista de comunicaciones, esta gestión fue la de más éxito pero con mas mejoras evidencias en evaluaciones posteriores.

Por eso la adecuada planeación para identificar todos los interesados o Stakeholders del proyecto, mitiga que se dejen por fuera personas claves que afecten el desarrollo de las tareas para la consecución de los objetivos del proyecto.

La comunicación constante del proyecto y la efectividad de las reuniones llevaron a generar pertinencia con el logro del proyecto en tiempo, costo, calidad y alcance. Se definieron con claridad requerimientos y reglas las cuales fueron conocidas por todo el equipo de trabajo, aceptadas y aplicadas.

De acuerdo a la gerencia de proyectos un lineamiento en la distribución de comunicaciones es el informe de resultados del proyecto, para este caso se realizo un tablero de seguimiento actualizado 2 veces por día teniendo actualizada en forma constate el estado del proyecto reflejando los logros y motivando los equipos de proyecto por su desempeño.

Buscapersonas, software para registrar notas y compromisos generadas de reuniones fueron metodologías de comunicación que buscaba tener contacto constante para contribuir al logro de la toma de decisiones y tener informado del estado del proyecto.

John William Cadena Vallejo

Estudiante de Maestría en Gestión de Proyectos Universidad EAN – Bogotá 
Cátedra dirigida por Ing. Mauricio Ospina Fonseca, PMP, OPM3
www.proyectiza.com
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