Catedra OPM3: AUTO EVALUACIÓN DE LA MADUREZ EN LA ORGANIZACIÓN EMPLEANDO EL MODELO OPM3

OPM3 (Organizacional Project Management Maturity Model) es un modelo de madurez que permite identificar aquellos procesos prioritarios para el desarrollo de capacidades organizacionales en gestión de proyectos.

Dicho en otros términos, en organizaciones donde se desarrollan proyectos, independiente de su naturaleza, existe una estructura básica y en algunos casos incipiente la cual soporta el desarrollo de los mismos. Dicha estructura, puede verse como una pirámide en la cual su parte superior hace referencia aquellas decisiones de la alta gerencia, que en búsqueda de beneficios para los accionistas o dueños de la compañía, definen una planeación estratégica la cual debe ser el eje sobre el que se inicien una serie de iniciativas que llegan a convertirse normalmente en proyectos. Estas ideas de proyectos serán evaluadas, ponderadas, clasificadas y priorizadas con el fin de obtener beneficios económicos y así un crecimiento para la organización. Esta parte de la pirámide dentro del modelo OPM3 es la que se podría definir como Portafolio.

Una vez se efectúe dicha definición de proyectos, bajamos un nivel en la pirámide el cual llamaremos Programa de acuerdo con lo establecido por OPM3, en donde se identifican cuales proyectos tienen un objetivo común, con el fin de agruparlos siempre que presenten un beneficio, y mejorando la gestión sobre los mismos.

En la base de la pirámide se encuentran los proyectos a desarrollar, los cuales serán dirigidos en su forma más básica por los gerentes de proyecto, o bien, si la organización cuenta con una estructura considerable puede tener una oficina de proyectos (PMO), la cual apoyará la gestión, y desarrollo de los proyectos en todas las instancias del mismo. La PMO, no se encuentra en todas las organizaciones, y también cuenta con varios niveles de madurez.

Otro elemento fundamental dentro de las organizacionales, que hacen parte de la pirámide, no como un nivel más, sino de forma transversal, son los procesos conocidos como habilitadores organizacionales que en términos sencillos, son procesos de gestión en general que no hacen parte de los procesos de gestión de proyectos, pero apoyan al desarrollo de los mismos.

Hasta este punto es posible identificar que no importa que tan grande o pequeña sea la organización, todas las compañías que desarrollen proyectos tienen implícitamente un modelo organizacional de gestión de proyectos el cual es susceptible de ser analizado, y medida su madurez bajo el modelo OPM3.

Medición de la madurez (self assessment)

PMI ofrece un examen de autoevaluación llamado self assessment, el cual cuenta con una versión en línea de la primera versión. Sin embargo, se recomienda hacer uso del “apéndice D” de la segunda edición del libro Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®), el cual cuenta con un cuestionario de 125 preguntas repartidas de la siguiente forma:

Para el desarrollo del cuestionario se recomienda realizar al menos tres encuestas, en las cuales un representante de la alta gerencia que participe en el plan estratégico responda las preguntas relacionadas con portafolio, un director de PMO o PgMO responda las de programas y un líder de proyectos responda las de proyectos. Las de habilitadores organizacionales pueden ser trabajadas con una persona de OyM o un directivo de la organización.

Antes de iniciar las entrevistas, es importante poner en contexto a nuestro entrevistado, indicarle que se trata de una prueba Desk, donde no se va a pedir evidencia y la cual no constituye un trabajo de auditoría. Dentro de los elementos relevantes es importante hacer referencia a los dominios (Portafolio, Programa, Proyecto), e indicarle que la madurez reflejada al final del ejercicio puede arrojar porcentajes bajos, los cuales no corresponden necesariamente a una mala calificación, sino que representará el estado actual de la compañía según su composición y necesidad. Sin embargo, si nunca se había desarrollado este ejercicio y la empresa está interesada en mejorar su nivel de madurez este resultado será su punto de referencia (benchmark), el cual servirá para efectuar una evaluación comparativa (benchmarking) al interior y contra la industria, permitiendo así mejorar la condición reflejada en la evaluación.

Calificación

Para establecer la calificación según lo establece el modelo OPM3, es decir, SMCI (estandarizado –S-, medido –M-, Controlado –C-, Mejorado – I-), se recomienda aceptar en primera instancia que una compañía puede eventualmente no tener procesos estandarizados (documentados, comunicados y bajo un gobierno), pero pueden ser medidos por otros factores (costos, cronograma) y eventualmente controlados por estos mismos factores.

En la tabulación puede establecerse una medida de 1 a 3, donde el número corresponderá a la cantidad de ítems que tenga en cada uno de estos aspectos (SMCI) como se muestra a continuación:

En el caso de los habilitadores organizacionales, una alternativa de medición que permita identificar la madurez, puede ser emplear el modelo propuesto por Cobit: